weicon

Pojďte si usnadnit práci. Naučte se jednoduše rozeznávat mezi důležitým, ale nenaléhavým, a nedůležitým, ale naléhavým. Když se vám to povede, získáte tím nejenom více času pro sebe, ale eliminujete i honění termínů na poslední chvíli. A to už za to stojí.

Tato metoda je pojmenovaná po Dwightu Eisenhowerovi, americkém prezidentovi z let 1953-61, který byl všeobecně známý jako jeden z nejproduktivnějších lidí vůbec.

V čem jeho metoda řízení času spočívá?

Eisenhower rozdělil naše vnímání priorit do čtyř kvadrantů, a to na:

A) Naléhavé a důležité

B) Důležité, ale nenaléhavé

C) Naléhavé, ale nedůležité

D) Nenaléhavé a nedůležité

Autor doporučoval všechny naše úkoly rozdělit právě podle důležitosti a naléhavosti, přičemž cílem je pracovat pouze na úkolech ze sektoru B) – důležité, ale nenaléhavé. Jedině pak nevzniknout úkoly A) – naléhavé a důležité. K tomu si ale musíme ukázat konkrétní příklady.

A) Naléhavé a důležité

Pro tyto úkoly můžeme použít i slovo urgentní. Co musíte udělat urgentně a bezodkladně?

Obvykle to, co nejde naplánovat. Je to hašení požáru jak doslova, tak v přeneseném významu v práci při honění termínů na poslední chvíli.

Pro lepší příklad si cokoliv urgentního můžete spojit s tělem – urgentně musíte jít čůrat, to odkládat donekonečna nejde. Urgentně musíte někomu poskytnout první pomoc při zranění.

Je to dlouho odkládaný úkol, na kterém nám hoří termín odevzdání. Synonymem může být „udělej to“!

Velké množství „áček“ nás ale uvádí do stresu kdy nevíme, kde nám hlava stojí, a máme pocit, že nic nestíháme a že jsme toho ve finále ani moc neudělali. Znáte to?

B) Důležité, ale nenaléhavé

Toto jsou úkoly, které běžně nemají deadline. Víme, že je máme udělat, ale ono to třeba počká do zítra nebo do příštího týdne.

Co to třeba je?

Může to být stokrát odložené běhání, na které půjdeme až doděláme tohle a tamto, takže zítra a ze zítra je pozítří a z pozítří „nemám na běhání čas“.

Může to být sebevzdělávání a osobnostní rozvoj, který si slibujeme. Může to být nastavení trvalých příkazů, kterými eliminujeme otravné platby každý měsíc, ale vzpomeneme si na ně pravidelně až při placení účtů – „příště už to vážně nastavím“.

Jsou to činnosti, o kterých víme, že máme a vlastně i chceme udělat, ale v tuto chvíli nás netlačí a často je prokrastinujeme. Z pracovního hlediska se z nich pak stávají „áčka“ – naléhavé a důležité, ze kterých jsme uhonění a ve stresu.

V osobním životě jsou to přesně ty situace, kdy říkáme „já chci, ale nemám na to čas“.

C) Nedůležité, ale naléhavé

Tyto úkoly se doporučuje delegovat na jiné. Nejsou natolik důležité, abyste s nimi plýtvali časem na „béčka“, ale tak nějak je příjemné je mít udělané. Takže delegovat, případně odmítnout, nebo dobře zvážit jejich důležitost.

Co to konkrétně může být?

Představte si, že jdete domů z práce a rádi byste si půl hodinky četli, než přiběhnou děti. Jenže na schodech vidíte suchý list v květináči, takže ho automaticky utrhnete a chcete vyhodit. Všimnete si při tom, že květina potřebuje zalít, takže jdete pro konvičku a zalijete ji. A když ji máte v ruce, zalijete i všechny ostatní a rovnou utřete parapety od pylu. A půlhodinka je pryč, děti doma a vy jste na to čtení zase „neměli“ čas.

Bylo tohle opravdu nutné? Nepočkaly by kytky na později, nebo by nešlo dětem říct, aby se o ně postaraly?

Když věnujeme příliš pozornosti„céčkům“, nezbývá nám už čas na „béčka“, a velmi často z toho vnikají „áčka“.

D) Nedůležité a nenaléhavé

Napadlo vás hned projíždění sociálních sítí? Pokud je nepotřebujete k práci (pak by to bylo „B“), je to typický příklad dobrovolného připravování se o čas.

Může to ale také být přehnaná pečlivost v úkolech, které si to nevyžadují. Na to velký pozor!

Eisenhower každopádně doporučuje nedůležité a nenaléhavé úkoly nedělat v pracovní době.

Nastavení si priorit v kolektivu

Aby si vše sedlo skutečně tak, jak má, je potřeba si priority vyjasnit se svým šéfem nebo i partnerem tak, aby bylo jasné, o které jde.

Pro vás můžou být prioritou čistá okna v kanceláři, ale váš šéf ji vidí v odevzdání žádosti o grant.

Pro vašeho manžela může být priorita to, že rodině zaplatí dovolenou, kterou ale vy vyberete, zatímco pro vás může být prioritou společné rozhodování se nad destinací a nemáte problém se finančně podílet.

Priority zkrátka souvisí s vnímáním hodnoty dané činnosti a tu zkrátka můžeme mít každý jinak.

Začněte tedy svůj den tím, že si stanovíte priority jak v práci, tak ve svém soukromí, tedy „béčka“. A nezapomínejte si tam dát nějaké to béčko i jen pro sebe. Ať už je to čtení knihy nebo běhání. Nejste o nic méně důležití, než váš šéf!

Čtěte také: Je ředitelka ostravské ČSSZ skutečně správně na svém místě?

Napsat komentář

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..